Jadis in de praktijk - enkele cases beschreven

Case 1: Uitvoeren van een quick scan t.b.v. het omgaan met projectdossiers en projectarchivering binnen een natuurbeheerorganisatie

Probleemstelling: hoe kunnen we op efficiënte wijze onze lopende projectdossiers bijhouden en hoe moet de afsluiting en archivering van de projectinformatie verlopen?
Oplossing: Via een quick scan onder projectmedewerkers en secretariaat zijn de verschillende soorten projecten in kaart gebracht, evenals de manier waarop medewerkers dossiers bijhielden. Dit gebeurde op veel verschillende manieren.
Voor de twee typen projecten is een standaardindeling voor het projectdossier opgezet en is de dossiervorming en archivering opgenomen in de projectfasering. Daarbij is aangegeven welke documenten centraal en welke decentraal bewaard mogen worden, welke digitaal en welke fysiek. Er is tevens een nieuwe structuur voor het projectenarchief ingevoerd.
In een workshop van een dagdeel is de werkwijze uitgelegd en overgedragen aan de projectmedewerkers.

Case 2: Opzetten geautomatiseerde kennisbank met websites, pdf-documenten en videobeelden voor een hulpverlenende organisatie

Probleemstelling: hoe zetten we een kennisbank op voor een specifieke doelgroep, met o.a. pdf-documenten en videofragmenten die toegankelijk moeten worden gemaakt?
Oplossing: Een database op basis van Cardbox was reeds ontwikkeld en in gebruik voor dit doel. Deze database werd aangepast om websites, pdf-documenten en videobeelden makkelijk weer te kunnen geven. Vervolgens is middels Cardweb een 'webbased' applicatie ontwikkeld waarin op gebruiksvriendelijke manier informatie, websites, pdf-documenten en video's kunnen worden teruggezocht en bekeken. Een ingebedde videoplayer zorgt voor het afspelen van gedigitaliseerde videofragmenten. Gezocht kan worden op voorgedefinieerde categorieen en metadata, maar ook op zelf te kiezen termen.
Er is tevens onderscheid gemaakt in verschillende doelgroepen, zodat deze optimaal bediend worden.

Case 3: Inventariseren en beschrijven van de werkprocessen binnen een dienstverlenende organisatie t.b.v. de inzet van een 'document management systeem'

Probleemstelling: hoe zien de standaard werkprocessen er uit die we willen ondersteunen via ons nieuw te implementeren 'document management systeem'?
Oplossing: via een korte ronde langs de verschillende afdelingen is uitgelegd wat een werkproces is en zijn de documentintensieve werkprocessen vastgesteld. Uitgelegd is hoe deze kunnen worden beschreven aan de hand van een vaste methodiek. Medewerkers hebben vervolgens via deze methodiek de werkprocessen beschreven en overhandigd aan Jadis.
In een tweede ronde langs betreffende afdelingen zijn de processen gecontroleerd en fijngeslepen. Daarna zijn ze definitief vastgesteld zodat ze kunnen worden geïntegreerd in het nog op te zetten DMS.
Een mooie bijkomstigheid: ook 'extra' werkprocessen (die in eerste instantie niet voorzien waren) kunnen nu na een kleine aanpassing ondersteund worden via het systeem.

Case 4: Opzetten van een geautomatiseerde kennisbank voor de bestuurlijke geschiedenis van een museale organisatie

Probleemstelling: hoe leggen we de bestuurlijke geschiedenis van onze organisatie vast?
Oplossing: Eerst is vastgesteld welke informatie en documenten de kennisbank zou moeten bevatten. Daarop is een structuur op papier ontwikkeld volgens welke de gebruikers makkelijk hun informatie kunnen zoeken. De volgende stap was het selecteren van een wiki-applicatie, Foswiki, waarin de kennisbank is vormgegeven.
Alle bestuursnotulen, jaarverslagen, interviews met directie en bestuur, speciale gebeurtenissen etc. zijn gedigitaliseerd met een hoog-volume-scanner en opgenomen in de kennisbank. Deze kunnen direct worden teruggezocht: full-text op zelf gekozen zoektermen, of via de voorgedefinieerde structuur. Ook andere tekstuele informatie en foto's zijn beschikbaar.

Case 5: Geschikt maken van de archivering en documentatievoorziening voor flex-werkplekken binnen een adviesorganisatie

Probleemstelling: we gaan over naar flex-werkplekken. Welke informatie dienen onze adviseurs centraal op te slaan, wat kan weg en wat kan als persoonlijke informatie worden behouden?
Oplossing: Vooraf is een presentatie verzorgd over wat de gevolgen zijn voor het inrichten van flex-werkplekken voor de informatievoorziening. Vervolgens is een traject gestart waarin iedere medewerker gedurende 2 uur werd bezocht. Doel hiervan was om na te gaan welke informatie zich op de werkplek bevond, wat hiervan gesaneerd kon worden en wat het beste centraal kon worden opgeslagen.
Resultaat is een betere benutting van de beperkte ruimte voor het persoonlijk archief, is er meer centraal overzicht en bovendien werd meteen een flinke slag geslagen in het opschonen van de decentrale archieven.

Case 6: Opschonen van het centrale archief binnen een dienstverlenende organisatie

Probleemstelling: welke stukken uit ons zakelijke archief kunnen worden vernietigd, welke zijn dubbel en waar zitten mogelijke hiaten?
Oplossing: Gestart is met een inventarisatie van de archieven. Er is daarna een selectie-/vernietigingslijst opgesteld, uiteraard rekening houdend met wet- en regelgeving. In de lijst zijn alle voorkomende onderwerpen/documenttypen met daarbij de bewaartermijnen vermeld. Op basis hiervan is het archief opgeschoond. Het materiaal is via een archiefvernietigingsbedrijf afgevoerd.
De omvang van het archief is daardoor met ruim de helft afgenomen, waardoor het uitbestede archief weer 'in-company' kon worden geplaatst. Dit bespaarde outsource-kosten en documenten zijn nu sneller beschikbaar.

Case 7: Opzetten van een projectregistratiesysteem binnen een voorlichtingsorganisatie

Probleemstelling: hoe kunnen we de projecten registreren en bijhouden, zodanig dat we snel de juiste acties kunnen ondernemen en snel projectgegevens en projectdocumenten boven tafel kunnen krijgen?
Oplossing: door het organiseren van een tweetal workshops is duidelijk geworden waar de behoefte lag rondom een mogelijk te implementeren projectregistratiesysteem. Er is een programma van eisen en wensen opgesteld op basis waarvan een functioneel ontwerp tot stand is gekomen.
Vervolgens is voor de verschillende soorten projecten een database opgezet waarin gegevens over de bewaking van de voortgang, communicatie en evaluatie kunnen worden geregistreerd. Met '1 druk op de knop' kunnen allerlei handige overzichten worden uitgedraaid en kunnen documenten aangaande een bepaald project worden geopend.
Projecten kunnen nu effectief worden bewaakt en informatie t.b.v. verantwoording en jaarverslagen aangaande projecten is snel en makkelijk te genereren.

Case 8: Opschonen en digitaliseren van de personeelsdossiers van een instelling voor voortgezet onderwijs

Probleemstelling: we moeten voldoen aan de AVG, ook voor de personeelsdossiers. We kennen echter niet alle bewaartermijnen van de verschillende stukken uit het personeelsdossier. Bovendien hebben we de menskracht niet om een dergelijke opschoning uit te voeren.
Oplossing: Jadis heeft de dossiers onderhanden genomen en opgeschoond, zowel van personeel in dienst als van vertrokken medewerkers. T.b.v. de digitalisering zijn daarna de specificaties en randvoorwaarden voor scanning vastgesteld. De inhoud van de dossiers van in dienst zijnde medewerkers is vervolgens per documenttype met een hoog-volume-scanner gedigitaliseerd en in Afas Profit gehangen.
De school heeft nu een personeelsarchief conform de AVG en de eisen die de Belastingdienst stelt. Daarnaast kunnen HR-medewerkers snel over de juiste documenten uit een dossier beschikken.