Hoe bouw je een projectdossier op?

Veel organisaties werken projectmatig. Dat betekent het onderhanden hebben van grote of kleine projecten, wel of niet gesubsidieerd, wel of niet in samenwerking met externe partners etc. Alle bijbehorende stukken worden opgeborgen in het projectdossier. Maar waar voldoet een goed projectdossier eigenlijk aan? Belangrijk hierbij zijn met name:

• uniforme opbouw en indeling (per type project identiek), bij voorkeur analoog aan de projectfasering.
• aangeven welke stukken centraal (centrale dossier) en decentraal (werkdossiers) worden bewaard tijdens de looptijd.
• in een werkprocedure vastleggen hoe het dossier wordt afgesloten.
• hierin opnemen welke documenten van decentraal naar centraal worden overgeheveld bij afsluiting.
• hierin opnemen welke documenten uitsluitend decentraal kunnen worden bewaard na afsluiting.
• hierin opnemen welke documenten kunnen worden vernietigd bij afsluiting.
• afspreken (in een hybride situatie) welke documenten fysiek en welke documenten digitaal worden bewaard.
• verantwoordelijk maken van 1 persoon voor de compleetheid en authenticiteit van het centrale dossier (vaak de projectleider).
• als subsidiegever een minimale bewaartermijn heeft gesteld: vermeld deze bewaartermijn duidelijk in het dossier. Hou anders een minimale termijn van 7 jaar aan. Voor projecten met EU-subsidiegeld hanteer je 10 jaar.

Kortom: er is 1 centraal authentiek dossier dat als leidend kan worden gezien en dat uiteindelijk ook wordt gearchiveerd. Hiervoor is 1 persoon verantwoordelijk. Dit kan de projectleider zijn, maar deze kan het ook gedelegeerd hebben aan een 'projectarchivaris' (dit kan bijvoorbeeld een lid van de projectgroep zijn of een secretaresse).