Bezit je archief met historische waarde? Denk eens aan overbrenging!

Bezit je zelf of je organisatie archief met mogelijk historische waarde? Dan zou overbrenging van dit materiaal naar een archiefbewaarplaats van het gemeente- of provinciaal archief een optie zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het bestuursarchief, fotoverzamelingen, nieuwsbrieven van leerlingenverenigingen van decennia geleden, brieven van hoogwaardigheidsbekleders en historische personen etc. etc.
Je kunt met de archiefbewaarplaats afstemmen of dit soort archiefstukken voor overbrenging in aanmerking komen. Soms is overbrenging zelfs verplicht na 20 jaar als je organisatie een zelfstandig bestuursorgaan is.

Je maakt bij overheveling afspraken over openbaarheid en bescherming van de privacy (waarbij je uiteraard gebonden bent aan de AVG) en over het eigenaarschap. Wat dat laatste aspect betreft heb je grofweg twee mogelijkheden:
1. schenken - je bent dan geen eigenaar meer - of:
2. in bewaring geven - jij blijft dan eigenaar.

De stukken zullen op een bepaalde manier moeten worden aangeleverd. Met de archiefbewaarplaats maak je hierover afspraken. Overbrenging zorgt er hoe dan ook voor dat je zeker weet dat het archief in goede handen is, op een juiste manier wordt opgeslagen (onder juiste condities o.a.) en het scheelt je ruimte.
Overigens komen ook digitale bestanden hiervoor in aanmerking. Daaraan zijn vaak weer specifieke eisen gesteld, na te vragen bij de betreffende archiefbewaarplaats.