Het individueel versus het collectief personeelsdossier

Vaak wordt gewerkt met een individueel personeelsdossier en een collectief personeelsdossier. En zo hoort het ook. Maar wat zit in het een, en wat zit in het ander?

In het individuele PD zitten alle privacy-gevoelige gegevens en documenten van een bepaalde werknemer. Een map per medewerker dus. In het collectieve PD zitten gelijke stukken van alle werknemers. In het collectieve dossier komen:

- ziek- en herstelmeldingen
- verzuimcijfers
- correspondentie omtrent de zieke, zowel met UWV, als arbodienst, als met de medewerker zelf. Tenminste voor zover het geen privacygevoelige informatie betreft
- salarisoverzichten per medewerker
- verlofoverzichten per medewerker

Breng deze stukken onder in verschillende ordners of digitale mappen. Dus je maakt een map "Ziekte en herstel", een map "Verzuimcijfers" etc.
Stukken m.b.t. loonbeslag mogen in het individuele PD worden bewaard, maar wel in een afgesloten envelop. Of je bewaart ze in een apart collectief dossier, maar dan wel achter slot en grendel uiteraard!

En... denk aan de opschoning van de personeelsdossiers. Ook dossiers van in dienst zijnde medewerkers dienen regelmatig - in het kader van de AVG - geschoond te worden!